Інвентаризація
Перерахунок усього, що є на складі, і вирівнювання обліку до факту.
Інвентаризація — це «щомісячна звірка реальності з обліком». Ви фізично ходите складом, перераховуєте кожну позицію — і записуєте, що знайшли. Система порівнює з обліком і автоматично робить коригування на різницю.
Коли робити
- Раз на квартал — як гігієна. Знаходить дрібні розбіжності, поки вони ще дрібні.
- При зміні комірника — щоб новий приймав «точний» склад.
- Після інциденту — крадіжка, потоп, переїзд складу.
- Перед річним звітом — щоб бухгалтер мав чисті цифри.
Як зробити
- 1
Відкрийте «Склад → Інвентаризація»
Зліва в меню — «Склад → Інвентаризація». Угорі праворуч кнопка «+ Інвентаризація».
- 2
Виберіть склад і дату
Дата — на яку ми «фотографуємо» залишки. За замовчуванням — сьогодні. Якщо ви фізично рахували вчора — поставте вчорашній день.
- 3
Завантажте облікові залишки
Кнопка «Заповнити з залишків» — у форму підтягнуться всі товари, які числяться на цьому складі (з ненульовим залишком), з їхніми кількостями за обліком.
- 4
Перепишіть фактичні кількості
У колонці «Факт» — ваші реальні числа з листочка. У колонці «Різниця» автоматично порахується (факт − облік).
Зеленим — надлишок (факту більше), червоним — нестача (факту менше), сірим — усе зійшлося (різниця нуль). Сконцентруйтесь на кольорових — там «провисло». Унизу списку — сума надлишків і сума нестач у гривнях: головна цифра інвентаризації, видно ще до проведення. - 5
«Зберегти і провести»
Система автоматично створить коригування на різницю. Тобто залишок стане рівним тому, що ви насправді знайшли. Документ збережеться у журналі і ви завжди зможете подивитись, на якій інвентаризації знайшлась нестача.
Що тепер у звітах
- Залишок на цьому складі = тому, що ви фізично порахували.
- У «Журналі рухів» з'явиться запис типу «Інвентаризація».
- Нестача з'явиться у «Фінрезультаті» окремим рядком «Нестачі і списання» і зменшить чистий прибуток на вартість зниклого товару. Надлишок — рядком «Надлишки», з плюсом. У «Русі коштів» їх немає й не буде: гроші справді нікуди не рухались, зникла (або з'явилась) вартість.
Що ще потрібно знати
- Інвентаризація — один склад за раз. Якщо у вас 3 склади — робите 3 окремі документи (можна одного дня).
- Товари, яких не має бути на складі, але вони з'явились — додайте їх через інлайн-поле пошуку внизу списку (placeholder «Додати товар…»). Це теж буде в інвентаризації.
- Якщо знайшовся товар, якого на складі взагалі не було, система не знає його вартості — у рядку з'явиться колонка «Собівартість». Якщо цей товар є на іншому складі, ціна підставиться сама; інакше поставте ту, за якою ви б його купили. Без неї документ не проведеться — і це навмисно: оприбуткування «за нуль» тихо завищило б ваш майбутній прибуток, бо продали б ви його вже з нульовою собівартістю.