Облік дропшипінгу для ФОП: борги, маржа і ТТН без фіктивного складу
Як вести облік дропшипінгу ФОП: рахувати борги (хто кому винен), реальну маржу і ТТН Нової Пошти без фіктивного приходу-видатку. Просто, на прикладах.
Дропшипінг звучить просто: клієнт замовляє у вас, постачальник відправляє товар напряму — ви ніколи його не торкаєтесь, а заробляєте на різниці. Але щойно угод стає більше десятка, починається хаос: хто кому винен, скільки ви реально заробили після собівартості й накладеного платежу, де зараз посилка і чи дійшла вона. Розберемо, як вести облік дропшипінгу так, щоб усе сходилось — без зошита, Excel і трьох відкритих вкладок.
Дропшип не можна вести як звичайний продаж: товару у вас фізично немає, тому й руху по складу бути не повинно. Правильний облік дропшипу тримається на трьох речах:
- Борг — клієнт винен вам (роздріб), ви винні постачальнику (собівартість).
- Маржа — різниця, яку рахуємо ще в момент угоди, а не «потім порахую».
- Стадія + ТТН — де зараз посилка, навіть якщо номер дав постачальник.
Що таке дропшипінг (коротко)
Дропшипінг — це продаж товару, якого у вас немає на складі. Ви берете замовлення (через Prom, OLX, Instagram, сайт чи просто в Direct), передаєте його постачальнику, а той пакує й відправляє посилку напряму вашому клієнту. Товар не лежить у вас ні дня. Ви — посередник, який заробляє на різниці між роздрібною ціною клієнта і закупівельною ціною постачальника.
Чому дропшип ламає звичайний облік
Головна пастка: інструменти, якими ФОП ведуть дропшип, для нього не призначені — і кожен по-своєму спотворює картину.
Бачите замовлення й статуси доставки — але не борг перед постачальником і не реальну маржу. «Скільки я насправді заробив за місяць?» доводиться зводити вручну.
Щоб «продати» товар, вони змушують спершу його оприбуткувати — зробити фіктивний прихід, а потім видаткову. У вас з’являються залишки товару, якого ніколи не було. Звіти брешуть, а ревізія перетворюється на головний біль.
Excel і зошит — окрема історія: працює, поки угод одиниці, і розсипається, щойно треба згадати, кому з постачальників ви ще не заплатили і яка маржа вийшла за тиждень.
Як вести облік дропшипінгу правильно — на боргах, а не на залишках
Рішення просте за ідеєю: не чіпати склад узагалі. Якщо товар фізично не проходить через вас — не повинно бути ні приходу, ні видаткової, ні руху залишків. Замість цього угода живе на двох боргах:
- Клієнт винен вам — роздрібна сума замовлення.
- Ви винні постачальнику — собівартість (скільки платите за товар).
Різниця між ними і є вашою маржею — її видно одразу, ще на етапі оформлення, а не наприкінці місяця. Залишки товару при цьому не змінюються ні на одиницю — і це правильно.
Шість стадій угоди — щоб не загубити жодну посилку
У дропшипі легко заплутатись, на якому етапі кожне замовлення. Тому зручно вести угоду по чітких стадіях:
- В обробці — щойно оформили, борг ще не визнано.
- Відправлено постачальнику — ключова стадія: тут визнаються обидва борги.
- Постачальник відправив — товар у дорозі до клієнта.
- Отримано — клієнт забрав, угода відбулась.
- Відмова / Повернення — угода не відбулась, борги сторнуються до нуля.
Поки угода не дійшла до «Відправлено постачальнику» — боргів немає, бо ще нічого не сталося. А якщо клієнт відмовився — борг має зникнути з обох боків, інакше у звітах назавжди зависне неіснуючий борг.
Гроші: накладений платіж і хто кому винен
У дропшипі найчастіше працює накладений платіж: клієнт оплачує посилку при отриманні, і гроші за товар Нова Пошта переказує вам (ви — відправник-продавець). А вже з постачальником ви розраховуєтесь окремо — за собівартістю. Тому критично бачити поточне сальдо: скільки клієнти винні вам і скільки ви винні кожному постачальнику. Без цього легко або забути комусь заплатити, або заплатити двічі.
ТТН — навіть чужі номери
Отримувач посилки — завжди ваш кінцевий клієнт. Але номер ТТН може з’явитися по-різному: ви створюєте його самі (своя Нова Пошта) або номер дає постачальник, який відправив зі свого кабінету. У другому випадку важливо, щоб система могла відстежувати чужий номер — Нова Пошта трекає за номером незалежно від того, хто його створив, тож статус «у дорозі / вручено» можна бачити в будь-якому разі.
Як це зроблено в СкладПро
СкладПро веде дропшип окремим режимом — не як продаж зі складу і не як просто замовлення в CRM. Заводите замовлення клієнта (з Prom, OLX, Instagram — як завгодно), тиснете «Оформити дропшип», вказуєте постачальника й собівартість — і система одразу показує вашу маржу. На складі при цьому нуль рухів.
- Стадії — шість етапів від «в обробці» до «отримано», з визнанням і сторнуванням боргу автоматично.
- Борг і маржа — клієнт винен вам, ви винні постачальнику, різниця = прибуток; усе видно у Взаєморозрахунках.
- ТТН Нової Пошти — створюєте самі або вписуєте номер постачальника; статус відстеження рухає стадію сам.
- Окремий звіт «Дропшип» — виручка, собівартість і маржа окремо від складського продажу. Ведете дропшип паралельно зі звичайною торгівлею, не змішуючи.
- Лист постачальнику — за бажанням, прямо з програми (PDF замовлення + наклейка ТТН через підключений Gmail). Або без листа — якщо домовляєтесь у Viber чи телефоном.
Покроково з реальними екранами — у гайді «Дропшипінг: товар не проходить через ваш склад».
А дропшиперу треба товарний облік і ПРРО?
Два питання, які виникають одразу. Щодо товарного обліку: обов’язок залежить від вашої групи ЄП і категорії товару — детально розклали в статті «Чи зобов’язаний ФОП вести товарний облік». Щодо ПРРО: якщо клієнт платить накладеним платежем (тобто при отриманні), це готівковий розрахунок — і питання каси стає актуальним; коли саме потрібен ПРРО, розібрали в «ПРРО для ФОП у 2026».
СкладПро рахує борги й маржу за вас, тримає стадії та ТТН Нової Пошти і не чіпає склад. У браузері, без 1С, базовий тариф — безкоштовно.
Спробувати безкоштовно →