Виписка з банку для ФОП: як рознести оплати клієнтів і не загубити жодного боргу

На рахунок прийшло 2 070 гривень. Призначення — «Оплата згідно накладних». Яких саме? І від кого — від магазину «Сонечко» чи від ФОП із таким самим прізвищем? Коли таких рядків десяток на день, «гляну в банку» перетворюється на вечір звірок, а борги клієнтів живуть лише у вас у голові.

Чому «подивлюсь у банку» не працює

• Банк не знає ваших накладних. Він бачить «надійшло 5 000», а що це — повна оплата, часткова чи передоплата за наступну поставку — знаєте тільки ви.
• Один клієнт платить з різних рахунків — то з ФОП, то з особистої картки, то з картки родича.
• Одна оплата закриває кілька накладних — або навпаки, одну накладну оплачують трьома частинами.
• Банківський застосунок не скаже, хто прострочив оплату на тридцять днів. Для цього потрібен облік боргів, а не історія платежів.

Як розносити виписку правильно — п’ять кроків

1. Регулярно. Щодня або раз на тиждень, але завжди в той самий день. Що довше чекаєте, то важче згадати, що це був за платіж.
2. Впізнайте платника. Найнадійніше — за IBAN або ЄДРПОУ: впишіть їх у картку клієнта один раз, і далі впізнавання не залежить від того, як банк обріже назву.
3. Прив’яжіть оплату до документа. Попросіть клієнтів вказувати в призначенні номер рахунку чи накладної — тоді видно, що саме оплачено, а що ще висить.
4. Призначте статтю: оплата від покупця, повернення від постачальника, комісія банку, оренда. Так видно не лише скільки грошей, а й звідки вони й куди йдуть.
5. Окремо — те, що не є доходом: переказ між своїми рахунками (з ФОП на свою картку і назад), повернення помилкового платежу, зарахування з еквайрингу, якщо ці продажі вже пробиті на касі, — інакше виторг порахується двічі.

Останній пункт важливий не лише для звітів. Для ФОП на єдиному податку дохід — це база податку, і переказ власних грошей, випадково записаний як дохід, роздуває цифру, з якої ви рахуєте податок.

Найнеприємніше: один платіж двічі

Класика: оплату внесли руками одразу, щойно клієнт сказав «я переказав», а потім та сама сума приїхала випискою. В обліку грошей удвічі більше, ніж у банку, а клієнт раптом «переплатив». Такі пари видно за ознаками: той самий рахунок, та сама сума до копійки, близька дата, той самий клієнт. А найпростіше — домовитися, що на банківському рахунку оплати з’являються лише з виписки, а руками вносяться тільки готівкові.

Як це зроблено в СкладПро

Виписка завантажується файлом, а рутину програма бере на себе:

• Будь-який банк: виписка з Приват24 для бізнесу (Excel з кабінету), з monobank (CSV із застосунку) або з будь-якого іншого банку у CSV чи Excel — один раз показуєте, де дата, сума й призначення, і програма це запам’ятовує.
• Платника впізнає сама — за IBAN, ЄДРПОУ або назвою з призначення; збіг за IBAN — найнадійніший.
• Знаходить номер вашої накладної чи рахунку в призначенні платежу й зараховує оплату саме за цим документом — він отримує позначку «Оплачено».
• Статтю доходу чи витрат підказує ШІ — ви погоджуєтесь або обираєте іншу.
• Ловить дублі. Той самий файл удруге не імпортується, а платіж, уже внесений руками, підсвічується як «Це той самий платіж» — другий запис не створиться. Можна й зовсім заборонити ручні оплати на рахунку: «гроші тільки з виписки».
• Нічого не зникає мовчки. Переказ між своїми рахунками оформлюється окремою дією, а рядок, який не треба проводити, вимагає причини: еквайринг, комісія, помилковий платіж. Над списком видно звірку — скільки грошей з виписки потрапило в облік, а скільки лишилось поза ним.
• Одна кнопка «Опрацювати» — і платежі створено, сальдо рахунку оновлено, борги клієнтів закрито.

Покроково — у гайді «Імпорт з банку». Як дивитися, хто скільки винен, — сальдо контрагента, а як налаштувати статті — статті доходів і витрат.

Імпорт виписок доступний на тарифі «Бізнес» (499 ₴/міс) і поки що працює з гривневими рахунками.