Інвентаризація в магазині: як перерахувати товар за вечір і нічого не списати зайвого

«У програмі 96, а на полиці 94». Дві штуки — дрібниця, поки не помножиш їх на сотні позицій і на собівартість. Кінець року й найгарячіший сезон попереду — саме час звірити облік із полицями. Розповідаємо, як зробити це за один вечір, не зачиняючи магазин на «переоблік», і що робити з розбіжностями, щоб не списати зайвого.

Чи зобов’язаний ФОП проводити інвентаризацію

Коротко — ні, не так, як підприємства. Положення про інвентаризацію (наказ Мінфіну №879) написане для юридичних осіб, і на ФОП воно не поширюється. Щорічної «обов’язкової» інвентаризації для підприємця не передбачено.

Але є нюанс для тих, хто зобов’язаний вести товарний облік: ФОП на загальній системі, платники ПДВ і ті, хто торгує ризиковими категоріями (хто саме — розібрали в статті «Чи зобов’язаний ФОП вести товарний облік»). У них походження кожного товару має підтверджуватися документами, а першим записом в обліку стають залишки на дату, коли обов’язок виник, — на практиці це той самий опис залишків. І під час перевірки податкова звіряє саме фактичний товар із документами.

Для всіх інших головна причина — гроші. Нестача — це товар, за який ви вже заплатили, але ніколи не продасте. Поки її не видно, звіт показує прибуток, якого насправді немає.

Коли рахувати

• Раз на квартал — щоб розбіжності ловились, поки вони дрібні й причину ще можна згадати.
• Перед сезоном — у листопаді, до розпродажів і новорічного попиту. Тоді ви докуповуєте під реальний залишок, а не під цифру з програми.
• Коли змінюється продавець чи комірник — новий приймає склад за фактом, і потім не буде суперечок «це було ще до мене».
• Після переїзду, ремонту, потопу чи підозри на крадіжку.
• Коли переходите на нову програму обліку — щоб стартувати з чесних цифр.

Підготовка: п’ять речей, без яких рахунок не зійдеться

1. Проведіть усі документи. Прихід, відкладений «на завтра», дасть фальшиву нестачу, а непроведений продаж — фальшивий надлишок.
2. Оберіть час. Найпростіше — після закриття або до відкриття. Дата інвентаризації — це момент, на який ви фіксуєте залишок.
3. Розбийте склад на зони — вітрина, стелаж, підсобка — і закріпіть кожну за однією людиною. Так нічого не порахують двічі й нічого не пропустять.
4. Наклейте штрихкоди на товар, у якого їх немає. Зі сканером рахувати в рази швидше, і схожі позиції не плутаються. Як почати без членства GS1 — окрема стаття.
5. Домовтеся про продажі. Якщо магазин працює, із зони, яку саме рахують, нічого не продається — або продаж одразу фіксується, а не «потім запишу».

Як рахувати швидко і чесно

• Наосліп. Рахуйте, не дивлячись на облікову цифру. Інакше мозок підганяє: «тут має бути 12… ну, 12».
• Удвох. Одна людина рахує вголос, друга записує або сканує. Помилок менше, а швидкість вища, ніж у двох поодинці.
• Сканер або телефон замість листочка. Кожен скан — плюс одна штука, а етапу «переписати з паперу в програму» просто немає. Разом з ним зникають помилки переписування.
• Спершу дорогі й ходові позиції. На них найбільші гроші й найчастіші розбіжності.
• Брак і відкриті упаковки — окремо. Відкладіть їх і одразу оформіть списання, щоб вони не ховалися в загальній нестачі.

Нестача, надлишок і пересорт: що робити з різницею

Після рахунку у вас три типи розбіжностей:

• Нестача — фактично менше, ніж в обліку. Причини: непроведене списання браку, помилка в прихідній накладній, продали «не той» товар, крадіжка.
• Надлишок — фактично більше: забули провести прихід чи повернення від клієнта.
• Пересорт — нестача одного товару і такий самий надлишок схожого: інший розмір, колір, смак. Продали футболку M, а провели як L — і облік показує мінус і плюс одночасно.

Перш ніж списувати, пройдіться по нестачах і пошукайте їм пару серед надлишків. Пересорт — це не збиток, а помилка документа. Якщо списати «мінус» і окремо оприбуткувати «плюс», гроші в звіті приблизно зійдуться, але статистика продажів по розмірах і кольорах брехатиме. Також перегляньте останні прихідні накладні: найбільші «нестачі» дає переплутана одиниця виміру — ящик замість штуки.

Те, що лишилось після перевірки, — справжня різниця. Її проводять одним документом, і залишок стає рівним факту. Нестача — це витрата: вона зменшує прибуток на вартість товару за собівартістю. Надлишок — навпаки. Головне, щоб обидва було видно окремим рядком, а не «прибуток чомусь менший». Чому собівартість тут вирішує все — у статті про собівартість і прибуток.

Як це зробити в СкладПро

У СкладПро інвентаризація — окремий документ, і більшу частину рутини програма бере на себе:

• кнопка «Заповнити з залишків» підтягує всі товари складу з обліковою кількістю — вам лишається вписати факт;
• різниця рахується сама: зеленим — надлишки, червоним — нестачі, а внизу — сума нестач і надлишків у гривнях ще до проведення;
• режим «Перерахунок сканером»: кожен скан додає одиницю, рахунок іде з нуля — тож те, що ніхто не відсканував, чесно стає нестачею, а не «усе зійшлось»;
• можна рахувати з телефона: у мобільному застосунку є «Переоблік», результат прилітає у «Вхідні», а на комп’ютері з нього одним кліком створюється інвентаризація з уже підставленими кількостями;
• після проведення нестача з’являється у звіті про фінрезультат окремим рядком «Нестачі і списання», надлишок — рядком «Надлишки»; у русі коштів їх немає, бо гроші справді нікуди не рухались;
• якщо знайшовся товар, якого в обліку не було, програма попросить вказати собівартість — інакше майбутній продаж показав би фальшивий прибуток.

Покроково з картинками — у гайді «Інвентаризація». Як рахувати з телефона — «Мобільний застосунок». А якщо треба виправити одну-дві позиції без повного перерахунку — коригування залишків.

Типові помилки

• Рахувати під час торгівлі й не фіксувати продажі із зони, яку рахують.
• Підганяти факт під облікову цифру «бо так має бути».
• Списувати пересорт як нестачу.
• Рахувати раз на рік: за дванадцять місяців причину вже не знайти.
• Не зберігати результат. Без документа наступного разу не видно, які позиції «провисають» постійно — а саме там зазвичай і причина.