Замовлення постачальнику
Зафіксувати, що ви очікуєте товар від постачальника, а коли він приїде — у клік перетворити замовлення на закупівлю. Передоплата, часткові поставки, «План закупок».
Замовлення постачальнику — це «список покупок», який ви погодили з постачальником і тепер чекаєте. Сам по собі він нічого не зараховує на склад і не рухає гроші — це план, нагадування «що їде». Реальний прихід оформлює вже закупівля, коли товар фізично приїхав.
Звідки воно в ланцюжку
Замовлення постачальнику — середня ланка великої траєкторії: від того, що хоче клієнт, до того, що лежить на складі. Найчастіше шлях такий:
Заходити в замовлення постачальнику можна двома шляхами: вручну (коли просто домовились про партію) або одним кліком з «Плану закупок» — там система сама бачить дефіцит і пропонує «Замовити». Обидва шляхи розберемо нижче.
Коли вони потрібні
- Закуповуєте за кордоном — товар їде 2-3 тижні, треба пам'ятати, що очікуєте.
- Великі партії — погодили з постачальником, але ще не отримали.
- Кілька клієнтів замовили — ви робите загальне замовлення і чекаєте.
- Працюєте «під замовлення» — спершу збираєте потребу, потім закуповуєте під неї.
Як це працює: життєвий цикл
Замовлення постачальнику живе простіше за переміщення — у нього один робочий стан, який закривається закупівлею:
Поки замовлення «Активне» — нічого ще не сталося зі складом і грошима: це лише план. Коли приїхав товар, ви натискаєте «Створити закупівлю» — і вже вона оприбутковує товар і фіксує собівартість. Якщо приїхало не все — замовлення лишається «Активним» на залишок, поки ви не доберете решту наступними закупівлями.
Покроково: створити замовлення
- 1
Відкрийте «Закупівлі → Замовлення постачальникам»
Зліва в меню — група «Закупівлі» → «Замовлення постачальникам». Угорі праворуч кнопка «+ Замовлення постачальнику».
- 2
Постачальник, склад і позиції з кількостями
Оберіть постачальника, дату, склад-отримувач і додайте товари з потрібними кількостями. Цін тут немає свідомо — замовлення фіксує лише, скільки чого потрібно. Реальну ціну ви впишете вже у закупівлі, коли товар приїде (постачальник міг змінити прайс — і це нормально).
- 3
«Створити замовлення»
Натисніть «Створити замовлення». У списку воно з’явиться з бейджем «Активне» (очікуємо поставку). Залишок не змінився, гроші не пішли — поки що це тільки план.
Коли товар приїхав — «Створити закупівлю»
- 1
Відкрийте активне замовлення
У списку «Замовлення постачальникам» клікніть по потрібному (бейдж «Активне»).
- 2
Натисніть «Створити закупівлю»
У шапці документа — кнопка «Створити закупівлю». З’явиться чернетка закупівлі з усіма позиціями замовлення, перенесеними автоматично.
- 3
Перевірте кількості й впишіть ціни
Раптом приїхало менше або з іншими цінами — виправте просто в чернетці. Саме ці ціни стануть реальною собівартістю товару на складі. Проведіть закупівлю.
- 4
Замовлення закриється
Прийшло все — замовлення позначиться як «Виконано». Прийшло частково — лишиться «Активним», а в самому замовленні видно, скільки по кожній позиції вже отримано і скільки ще чекаємо. Решту доберете наступною закупівлею.
Передоплата постачальнику
Постачальник просить оплатити наперед, ще до відвантаження? На активному замовленні є кнопка «Оплатити» — вона проведе видачу коштів (передоплату). Гроші підуть з обраної каси/рахунку, а коли оформите закупівлю — оплата автоматично зарахується на неї, повторно платити не доведеться.
Зведений вигляд: «План закупок»
Коли замовлень багато — і клієнтських, і постачальницьких — зручніше працювати не з кожним окремо, а з дашбордом «План закупок» (меню «Закупівлі»). Угорі сторінки дві вкладки: «Що замовити» — розрахунок, чого і скільки докупити, за швидкістю продажів і за замовленнями клієнтів (колишній звіт «Рекомендована закупка»), і «Виконання» — зведений дашборд по замовленнях. «Виконання» збирає всю картину «на один погляд»:
- що клієнти замовили (потрібно);
- що ми вже замовили постачальникам або веземо переміщенням (їде);
- що є на складі (готове);
- що треба ще замовити (дефіцит).
Вкладка «Що замовити»: набрати закупівлю
Ця вкладка відкривається порожньою по кількостях — видно весь ваш асортимент, а колонка «Замовити» нікого не заповнює за вас. Заповнюєте ви: вписуєте цифру в потрібному рядку, і позиція одразу лягає праворуч у «Збірку замовлення». Галочку можна поставити в будь-якому рядку, а не лише там, де система щось порадила.
Якщо не хочете рахувати самі — задайте зверху період продажів, горизонт покриття і страховий запас, а тоді натисніть «Додати в замовлення». Розрахунок ляже в рядки, і далі ви правите його руками: підняли одне, прибрали інше, щось дописали.
- «Продано» — за той період, що обрано зверху в полі «Історія продажів»: від 7 днів до року. Змінили період — колонка одразу перерахувалась. Під сезон зручно взяти 180 або 365 днів і увімкнути галочку «Лише продані за період» — лишиться все, що продавалось, разом із залишками, а скільки дозамовити, вирішуєте ви.
- «Треба» — скільки цього товару вже пообіцяно клієнтам активними замовленнями. Це та сама колонка «Треба», що у «Виконанні», і число там однакове. Підсвічується, коли у «Виконанні» по цьому товару стоїть дефіцит — тобто взяти його нема звідки: склади, з яких возити заборонено, покриттям не рахуються.
- «Радимо» — сіра довідкова колонка: скільки порахувала система. Це більше з двох — прогноз за продажами або потреба з замовлень клієнтів, — а не їх сума: обидві цифри описують той самий попит із різних боків. Страховий запас зверху піднімає обидві, а дробові числа завжди округлюються вгору: +30% до потреби в 1 шт дадуть 2, а не 1. У замовлення колонка не йде, це лише підказка поруч.
- «Замовити» — ваша цифра. Саме вона потрапляє в замовлення постачальнику, у друк і у вивантаження.
- Будь-яку колонку можна відсортувати кліком на заголовку — за назвою, продажами, залишком, порадою чи набраною кількістю.
Позначені рядки без кількості в замовлення не потраплять — про них нагадає рядок унизу збірки. Далі все як завжди: позиції групуються за постачальниками, і кнопка створює окреме замовлення на кожного.
Три розрізи «Виконання»: товар, замовлення, позиція
Усередині вкладки «Виконання» три розрізи — це один і той самий список потреби, але з різних боків. Та сама нестача може показуватись по-різному, і це нормально:
- По товарах — розріз товару загалом: сумарна потреба по всіх активних замовленнях клієнтів мінус залишок на всіх складах і те, що вже замовлено постачальникам. Відповідає на питання «скільки всього докупити». Єдина дія тут — «Замовити» (зокрема пакетно — див. нижче). Це головна вкладка для закупівлі.
- По замовленнях — розріз замовлення клієнта: для кожного видно прогрес (скільки позицій готові, скільки чекають, скільки треба перемістити чи замовити). Зручно, коли треба зібрати конкретне замовлення.
- По позиціях — найдетальніше: кожен рядок замовлення на своєму складі. Окремо видно скільки лежить «Тут» (на складі, куди замовив клієнт) і скільки «Інде» (на інших складах). Саме тут з’являється статус і дія «Перемістити».
Що закупити в кожного постачальника
Кнопка «За постачальником» перегруповує ті самі рядки у блоки — по одному на постачальника, з підсумками «Треба», «На складах», «Замовлено» і «Дефіцит». Це відповідь на питання «кому і що замовляти»: видно одразу, що в «Альфи» все закрито, а в «Бети» бракує трьох позицій. Галочка в шапці блока позначає весь його дефіцит, далі — «Замовити обране».
Постачальник береться з картки товару, а якщо там порожньо — з останньої закупівлі цього товару. Тож розріз працює, навіть якщо ви постачальників у картках не заповнювали. Те, що система не змогла ні до кого віднести, збирається в блок «Без постачальника» — він завжди останній.
І ще одне: колонка «На переміщ.» — це частина колонки «На складах» (товар уже порахований), а не додаткове джерело. Тому з дефіциту вона не віднімається вдруге.
Друк і вивантаження
Кнопка «Друк / Excel» є на кожній вкладці. Відкриється прев'ю точно того списку, що на екрані — з вашими фільтрами й сортуванням. Формат аркуша обирається (A4, A4 альбомна, A5), поруч — «Завантажити» у PDF або Excel. Якщо увімкнено розріз по постачальниках, у друк він теж іде блоками: такий аркуш зручно віддати закупівельнику або надіслати постачальнику.
На вкладці «Що замовити» кнопка має два режими. «Увесь список» — усе, що на екрані: продано, залишок, що в дорозі, що радимо і що ви вписали; зручно, щоб спланувати закупівлю в Excel. «Збірка для постачальника» — лише те, що ви набрали в «Замовити», блоками за постачальниками: це аркуш, який несуть постачальнику.
На рядку «По позиціях» система сама підказує дію статусом:
- Замовити — товару не вистачає ніде: треба купити у постачальника.
- Перемістити — товар є на іншому складі (стовпчик «Інде»). Кнопка «Перемістити» відкриє готову чернетку переміщення — оберіть склад-джерело і відправте.
- Чекаємо — товар уже замовлено постачальнику або в дорозі переміщенням.
- Готово до відвантаження — все на місці, можна продавати.
Виняток — резерв: якщо позицію замовлення зарезервовано, вона покривається своїм резервом першою і в чергу не стає. Така позиція одразу «Готово до відвантаження».
Дропшип-замовлення постачальнику «Замовленим» не рахується: цей товар поїде від постачальника просто до клієнта й на ваш склад не прийде, тож іншим замовленням не допоможе.
Те саме є у вкладці «Що замовити»: під «Залишком» напис «+N їде» відкриває замовлення постачальникам саме по цьому товару.
Постачальник уже не привезе? Відкрийте його замовлення і «Ще ▾» → «Закрити замовлення»: закрите замовлення в плані не рахується, і система знову порадить докупити. Так само закрите замовлення клієнта більше не просить товар.
Замовити багато товарів одразу
На вкладці «По товарах» позначте галочками все, що треба докупити (або галочку «Обрати всі» у шапці), і натисніть «Замовити обране». Ми згрупуємо товари за постачальником і створимо окреме замовлення на кожного — зручно, коли постачальників багато, а товарів сотні. Перед створенням покажемо підсумок (скільки замовлень і кому), а кількість і ціни ви перевірите у кожному замовленні перед проведенням.
Постачальника беремо з картки товару. Якщо ви його там не закріпили — підставимо останнього постачальника, у якого цей товар уже купували. Хочете завжди замовляти в конкретного — відкрийте картку товару і закріпіть постачальника (📌 він матиме пріоритет над «останнім»).
Так само пачкою оформлюються й переміщення: на вкладці «По позиціях» позначте галочками рядки зі статусом «Перемістити» і натисніть «Перемістити обране». Позиції згрупуються за складом-отримувачем — на кожен склад вийде окреме переміщення із заповненими товарами.