Щоденна робота

Замовлення клієнта (від замовлення до продажу)

Коли клієнт хоче товар «під замовлення». Як зафіксувати, зарезервувати, виконати, конвертувати в продаж.

5 хв читання

Замовлення — це обіцянка. Клієнт каже: «хочу 10 шт. цього і 5 шт. того», а ви фіксуєте це наперед — поки товар їде або поки ви збираєте посилку. Саме проведення замовлення нічого не змінює на складі: воно не списує і не резервує товар. Якщо хочете «притримати» товар саме під цього клієнта — резерв ви ставите окремо, по кнопці, на картці замовлення.

Коли потрібні замовлення

Клієнт замовив товар, який треба завезти (опт, дистрибуція).
Інтернет-магазин — клієнт замовив, ви ще збираєте посилку.
Сервіс — клієнт записався на ремонт, ви тримаєте під нього запчастину.

Якщо у вас роздріб «тут і зараз» — замовлення вам, швидше за все, не потрібні. Можна вимкнути у прапорах фіч.

Покроково

1
Відкрийте «Продажі → Замовлення клієнтів»
Зліва в меню — «Продажі → Замовлення клієнтів». Угорі праворуч кнопка «+ Замовлення клієнта». Контрагент, дата, позиції — як у звичайному продажі.
Однакова структура з продажем — але інакший статус і інакша поведінка.
2
Проведіть замовлення
«Зберегти і провести». Статус — проведено. Зверніть увагу: залишок на складі не змінюється — нічого не списано й нічого ще не зарезервовано. Замовлення поки що просто зафіксувало намір.
3
Зарезервуйте товар під клієнта (за потреби)
На картці проведеного замовлення, у колонці «Зарезервовано», навпроти кожної позиції є кнопка «Зарезервувати». Натисніть — і система «притримає» доступний залишок саме під це замовлення.
Резерв — ваше рішення. Хочете притримати — тиснете кнопку; не хочете — лишаєте як є.
Що таке резерв
Це «не чіпайте, це під клієнта». Товар на складі лежить, але доступно до продажу — менше. Деталі — у «Резерви і доступний залишок».
Якщо вільного залишку менше, ніж у замовленні, система покаже вікно з розкладкою — скільки на складі, скільки вже зарезервовано, скільки доступно — і запропонує оформити резерв на наявне. Недостача нікуди не зникне: ви побачите її у Плані закупок.
Замовлено більше, ніж є вільного — резервуємо доступне, решту буде видно у Плані закупок.
4
Чекаєте товар або готуєте посилку
Поки замовлення проведене — воно у списку активних. Якщо треба купити — створіть замовлення постачальнику. Коли товар приїде, можна дорезервуватите, на що раніше не вистачало (та сама кнопка, тепер з підписом «+»).
5
Конвертуйте в продаж
Коли клієнт приходить і забирає (або ви відправляєте посилку) — відкрийте замовлення і натисніть «Створити видаткову накладну».
Виберіть «Створити видаткову накладну» — система готує чернетку продажу з усіма позиціями замовлення.
Внизу під заголовком — нотатка «На основі замовлення № …». Зв'язок зберігається.
6
Проведіть продаж
Перевірте кількості (раптом клієнт передумав на 2 позиції з 10), натисніть «Зберегти і провести». Якщо позиція була зарезервована — резерв зменшиться на ту кількість, що пішла у продаж; залишок на складі — теж.
У замовленні з'явиться «виконано N з M». Як тільки M = N — статус стане «виконано».

Часткове виконання

Замовлення на 10 шт., у вас зараз лише 6 шт.? Створіть продаж на 6 — замовлення стане «виконано частково (6 з 10)». Решта 4 шт. — все ще у замовленні, чекає на ваші наступні дії. Коли довезете — конвертуйте знову, продаж буде на 4.

Це нормальний сценарій — замовлення може «тягнутись» кілька тижнів, поки ви дозбираєте все, що клієнт хотів. Просто перевірте, що клієнт не передумав.

Отримувач і доставка Новою Поштою

Якщо відправляєте Новою Поштою, отримувача можна вказати вже на замовленні — не чекаючи відвантаження. На формі замовлення є секція «Дропшипінг — інший отримувач ТТН»: увімкніть її, якщо посилка йде кінцевому покупцю (не самому клієнту), і впишіть місто, відділення та контакт. Коли оформите продаж із цього замовлення, отримувач перенесеться у видаткову автоматично — лишиться тільки натиснути «Створити ТТН». Деталі — у гайді «Нова Пошта: ТТН і дропшипінг».

Передплата за замовлення

Клієнт хоче платити наперед? Натисніть «Прийняти оплату» у проведеному замовленні. Створиться ПКО, прив'язаний до замовлення. Гроші у касі є, товар ще не списано. Деталі — «Передплата клієнта».

Скасування замовлення

Клієнт передумав — натисніть «Скасувати»у замовленні. Якщо під нього був резерв — він повертається у вільний залишок, у замовленні з'явиться запис «скасовано». Якщо була передплата — вона «відв'яжеться» від замовлення і залишиться загальною передоплатою клієнта (можна вернути або зарахувати в інший продаж).

Часті питання

Чи можна продати без замовлення, якщо клієнт прийшов спонтанно?▾

Звичайно — створюйте відразу продаж. Замовлення — не обов'язковий проміжний крок. Воно потрібне тільки якщо ви хочете зафіксувати намір заздалегідь.

Я провів замовлення — чому товар не зарезервувався сам?▾

Так і має бути. Проведення лише фіксує намір; резерв «притримує» товар і зменшує доступний залишок, тому це окреме, свідоме рішення — кнопка «Зарезервувати» на картці позиції. Не кожне замовлення треба резервувати (наприклад, прогнозне на місяць наперед).

Я хочу вимкнути замовлення взагалі — у мене їх не буває.▾

Прапор «Замовлення (клієнтів і постачальникам)»у налаштуваннях — вимикається одним кліком. Меню «Замовлення клієнтів» зникне, разом із кнопкою «+ Замовлення клієнта».

Один продаж може закрити декілька замовлень одного клієнта?▾

Поки що — ні, продаж створюється з конкретного замовлення. Якщо у вас 3 замовлення — створіть 3 продажі. У майбутньому буде «вибрати декілька замовлень → один продаж».

Чи зменшує замовлення мій залишок «доступно»?▾

Само по собі — ні. Зменшує тільки тоді, коли ви натиснули «Зарезервувати». Після цього у формі продажу буде показано «доступно: X − резерви: Y = N» — це захищає від подвійних продажів.

Далі →

Переміщення між складами

Закрити потребу замовлення товаром з іншого складу: відправити, побачити «в дорозі», підтвердити приймання. Усі нюанси резерву.