Облік для інтернет-магазину: замовлення, резерви й доставка без таблиць
Як не продати те, чого немає: чим «доступно» відрізняється від «залишку», навіщо резерв під замовлення, як клієнт сам лишає заявку і як звідти народжується ТТН.
Два найдорожчі повідомлення в інтернет-торгівлі звучать так: «вибачте, цей товар уже закінчився» і «ой, ми думали, ви від нього відмовились». Перше — коли продали те, чого немає. Друге — коли відклали й забули. Обидва народжуються з однієї причини: залишок живе в голові або в таблиці, а замовлення — у месенджері.
- Головна цифра — не «залишок», а «доступно»: залишок мінус те, що вже обіцяно іншим клієнтам.
- Замовлення з резервом прибирає товар із вільного продажу, доки клієнт думає — і повертає його, якщо угода не склалась.
- Один ланцюжок: заявка → резерв → продаж → ТТН, без переписування між вікнами.
«Залишок 27, у резерві 5, доступно 22»
Це і є вся ідея. Залишок — скільки фізично лежить на складі. Резерв — скільки з цього вже обіцяно: відкладено під замовлення або їде між складами. Доступно — різниця, тобто те, що ви ще можете чесно продати сьогодні.
Поки продажів мало, різницю тримають у голові. На двадцятому замовленні голова перестає справлятись — і зʼявляється те саме «вибачте, закінчилось». Докладніше про механіку — у гайді «Резерви і доступний залишок».
Замовлення: чернетка угоди, яка захищає товар
Замовлення — це не продаж. Це намір: клієнт хоче ось це, ви погодились притримати. Товар списується зі складу не в момент замовлення, а в момент відвантаження — але вже не показується як вільний.
- Клієнт підтвердив — замовлення перетворюється на видаткову накладну одним рухом, переносити позиції руками не треба.
- Клієнт зник — скасовуєте замовлення, резерв знімається, товар знову доступний усім.
- Є не все — відвантажуєте частину, решта лишається в замовленні.
Якщо взяли передоплату, вона теж прикріплюється до замовлення — і потім видно, скільки клієнт уже заплатив, а скільки лишилось. Покроково — у гайді «Замовлення клієнта».
Хай клієнт заповнить сам
Найдовша частина роботи — не склад, а листування: «а є розмір М?», «а скільки коштує від п’яти штук?». Замість цього можна відправити посилання на онлайн-прайс: клієнт бачить актуальні позиції з цінами й сам залишає замовлення, яке падає до вас у систему вже готовим.
У формі можна показувати різні ціни залежно від суми замовлення — роздріб, опт від певного порогу. Тоді питання «а оптом почому?» відпадає само.
Далі — доставка
З підтвердженого замовлення народжується продаж, а з продажу — експрес-накладна Нової Пошти чи Укрпошти: отримувач підставляється з картки, номер лишається в документі, статус оновлюється сам. Ланцюжок замикається без жодної таблиці.
А чек? А ПРРО?
Коротка відповідь: залежить від того, як вам платять. Прямий переказ на рахунок — це одне, накладений платіж і оплата карткою — інше. Ми розібрали всі випадки окремо, зі штрафами й винятками, у статті «ПРРО для ФОП у 2026».
Чесно про маркетплейси
Якщо ви торгуєте на Prom чи Rozetka — автоматичної синхронізації замовлень і залишків у нас поки немає, вона в розробці. Сьогодні замовлення з майданчиків заводяться в систему руками або через онлайн-форму. Ми не видаємо це за наявну можливість — краще скажемо як є, ніж ви дізнаєтесь після оплати.
З чого почати
- Завантажте каталог — імпортом з Excel, якщо позицій багато.
- Проведіть перше надходження, щоб зʼявились залишки.
- Увімкніть замовлення й спробуйте провести одну угоду цілком: заявка → резерв → продаж → ТТН.
СкладПро тримає залишки, резерви й доставку в одному місці — у браузері, без 1С. Базовий тариф — безкоштовно назавжди.
Почати безкоштовно →