Як обрати складську програму для ФОП у 2026: 10 питань до реєстрації

«Порадьте програму для обліку». Під таким питанням у групах ФОП зазвичай сотня коментарів і десяток різних назв — від Excel до BAS. Усі радять те, чим користуються самі, а не те, що потрібно саме вам. А помилка коштує дорого: через пів року переїжджати з програми, де вже тисяча товарів і всі борги, — це тижні роботи. Тож перед реєстрацією варто поставити кілька простих питань.

Бухгалтерська чи складська програма: що вам насправді треба

Запит «бухгалтерські програми для ФОП» шукають тисячі підприємців, але багатьом із них потрібна зовсім не бухгалтерія. Різниця проста:

• Бухгалтерська програма, або сервіс звітності, — щоб подати декларацію й звіт з ЄСВ, підписати їх КЕП і сплатити податок. Нею користуються кілька разів на рік.
• Складська, або товарна, програма — щоб щодня знати, скільки товару лишилось, за скільки його купили, скільки заробили на продажі, хто кому винен і що пора докупити.

Якщо ви продаєте товар, складська потрібна щодня, а бухгалтерська — раз на квартал. Добре, коли складська ще й рахує податки з реальних надходжень: тоді звіт подаєте за готовими цифрами, а не збираєте їх із банку й зошита. Чи зобов’язані ви взагалі вести облік товарів — розібрали в окремій статті.

Які бувають програми обліку товарів

• Таблиці — Excel чи Google Sheets. Безкоштовно і звично. Але собівартість, залишки після кожного продажу й борги ви рахуєте формулами самі, а одна стерта клітинка непомітно ламає все. Для тридцяти товарів — нормально, для трьохсот — уже ризик.
• Класичні облікові системи на кшталт BAS чи «Дебет Плюс». Уміють майже все, аж до повного бухобліку підприємства. Ціна цього — ліцензія, налаштування і, як правило, фахівець, який знає систему. Для ТОВ із бухгалтером це логічно, для ФОП-одинака часто забагато.
• Хмарні програми обліку. Працюють у браузері й на телефоні, оплата — щомісячна підписка, а оновлення й резервні копії бере на себе сервіс. Головне — перевірити, чи вистачає глибини: собівартість, борги, каса.
• CRM для інтернет-магазинів. Сильні в замовленнях і спілкуванні з клієнтами, але склад, собівартість і борги часто ведуть спрощено — це варто уточнити до старту.
• Облік у програмній касі. Деякі ПРРО ведуть простий облік залишків. Маленькій точці з одним продавцем цього може вистачити, але закупівель, боргів постачальникам і прибутку там зазвичай не видно.

10 питань до будь-якої складської програми

1. Чи рахує собівартість і прибуток сама? Не «впишіть закупівельну ціну в картку», а за кожним приходом — середньозважена чи FIFO. Без цього звіт про прибуток приблизний. Чому це так важливо — у статті про собівартість і прибуток.
2. Як виправляються помилки? Якщо проведений документ можна просто переписати, через рік ніхто не знайде, чому залишки розійшлися. Нормально, коли виправлення — окремий документ з історією.
3. Каса й ПРРО. Чи пробиває програма фіскальний чек прямо з продажу, чи продаж доведеться набирати двічі — в обліку й у касі? Хто зобов’язаний мати ПРРО — тут.
4. Доставка. Чи створюється ТТН Нової Пошти чи Укрпошти з накладної, і чи видно статус посилки у списку замовлень? Як це виглядає — у статті про ТТН.
5. Борги. Чи видно одразу, хто винен вам і кому винні ви, разом із віком боргу? Чи можна завантажити банківську виписку, щоб оплати рознеслися самі? Докладніше — про виписку з банку.
6. Телефон. Чи можна зі смартфона перевірити залишок, прийняти замовлення, відсканувати штрихкод камерою — без окремого «мобільного тарифу»?
7. Кілька людей і права. Чи можна дати продавцеві доступ без собівартості й без права видаляти документи?
8. Скільки це коштує насправді. Чи є безкоштовний тариф або пробний період без картки, які ліміти на товари, документи й користувачів, і за що доведеться доплачувати: впровадження, оновлення, сервер, кожне робоче місце?
9. Як зайти і як вийти. Чи імпортуються товари й залишки з Excel за хвилини? І чи можна будь-коли вивантажити свої дані, щоб не стати заручником програми?
10. Де живуть дані. Де сервери, чи робляться щоденні резервні копії, що буде, якщо згорить ноутбук. І окремо: чи це український продукт з підтримкою українською.

Як перевірити програму за один вечір

Не вірте ні сайтам, ні оглядам (і цьому теж) — перевірте на своїх даних:

• заведіть десять реальних товарів або імпортуйте їх з Excel;
• проведіть один прихід від постачальника з реальними цінами;
• продайте два товари — один за готівку, другий на рахунок;
• оформіть повернення одного з них;
• відкрийте звіт про прибуток і залишки — чи збігаються вони з тим, що ви порахували б самі;
• зайдіть у програму з телефона й знайдіть товар;
• запросіть продавця й подивіться, що бачить він.

Якщо на це пішло більше вечора або для якогось кроку довелося дзвонити в підтримку, — ось і відповідь, якою буде щоденна робота на роки вперед.

Де в цьому списку СкладПро

Ми робили СкладПро саме під ФОП 1–3 групи, які торгують товаром: магазин, інтернет-магазин, дропшип. Чесно по пунктах:

• собівартість за середньозваженою рахується на кожному документі, а маржу видно в звіті й навіть у самій видатковій накладній;
• проведені документи не переписуються — помилку виправляє сторно або коригування з історією;
• роздрібна каса з фіскальним чеком через Checkbox і ТТН Нової Пошти й Укрпошти з накладної — з тарифу «Старт»;
• борги клієнтів і постачальників — уже на безкоштовному тарифі, імпорт банківських виписок — на «Бізнесі»;
• мобільний застосунок ставиться з браузера, без магазину застосунків: залишки, замовлення, сканер камерою;
• кілька користувачів з окремими правами — собівартість можна приховати від продавців;
• безкоштовний тариф назавжди — до 300 товарів і 50 документів на місяць, платні — від 199 ₴/міс, і 14 днів повного доступу без картки;
• імпорт товарів і залишків з Excel, а будь-який звіт вивантажується в Excel;
• сервери в Європі й щоденні резервні копії; український продукт і підтримка українською.

Чого ми не робимо. Ми не подаємо звітність до податкової: розділ «Податки» рахує єдиний податок, військовий збір і ЄСВ з ваших надходжень і нагадує строки, а декларацію ви подаєте самі — в Електронному кабінеті чи Дії. І ми не бухгалтерія для ТОВ з повним планом рахунків: якщо вам потрібна саме вона — вам у класичні системи.