Щоденна робота

Каса Checkbox (ПРРО): підключення і зміна

Підключіть свою касу Checkbox, щоб роздрібні продажі за готівку й картку друкували фіскальний чек ДПС. Разове налаштування + щоденне відкриття та закриття зміни.

6 хв читання

Якщо ви продаєте в роздріб за готівку або картку, закон вимагає видавати покупцю фіскальний чек — з QR-кодом і фіскальним номером Державної податкової служби (ДПС). СкладПро сам по собі не реєстратор розрахункових операцій (РРО) — він випускає чек через вашу касу Checkbox. Тобто каса й касир живуть у Checkbox, а СкладПро лише передає дані продажу й одразу отримує готовий чек. Підключення — разове; далі каса працює сама.

Це не про оплату вашої підписки на СкладПро

Тут ідеться про фіскалізацію ваших роздрібних продажів кінцевим покупцям. Чек за вашу власну підписку на СкладПро — окрема історія, її ми робимо самі. Не плутайте.

Продажу касі СкладПро

→

Checkboxваша каса (ПРРО)

→

Чек ДПСQR + фіскальний №

Що відбувається за лаштунками під час продажу за готівку/картку.

Кому це потрібно

Тим, хто продає кінцевому покупцю за готівку чи платіжною карткою «за прилавком». Якщо ви працюєте лише за безготівковим рахунком (банківські перекази від юросіб/ФОП) — ПРРО не обовʼязковий, і цей розділ можна не вмикати. Деякі ФОП також звільнені від ПРРО — звіртеся зі своїм бухгалтером, чи стосується це вас.

Передумови: каса в кабінеті Checkbox

Перш ніж підключати касу в СкладПро, її треба завести в Checkbox — це окремий сервіс (my.checkbox.ua), де ви оформлюєте підписку й реєструєте свою ПРРО в ДПС. Це найбільший крок, але робиться один раз:

1
Зареєструватися на checkbox.ua і підписати договір
Реєстрація, договір і реєстрація вашого РРО в ДПС — усе це на боці Checkbox, за їхніми тарифами. СкладПро лише користується готовою касою через їхній API.
2
Узяти ключ ліцензії та дані касира
У кабінеті Checkbox знадобляться:
- Ключ ліцензії каси (license key) — довгий рядок-ключ кожної каси (розділ Каси);
- дані касира з розділу «Касири»: або PIN-код (швидший спосіб), або логін + пароль касира — на ваш вибір. PIN там уже заданий касиру; його не вигадують.
3
(Необовʼязково) потренуватися на тестовій касі
Checkbox дає тестову касу з такими самими полями, але її чеки не йдуть у ДПС(фіскальний номер починається з TEST-). Зручно перевірити весь процес, не випускаючи справжніх чеків.

Крок 1. Увімкнути роздрібну касу

Відкрийте Налаштування → Компанія → Можливості і ввімкніть «Роздрібна каса (ПРРО)». Після цього в меню зліва зʼявиться категорія «Роздріб» з пунктами «Роздрібна каса» і «Торгові точки». Це робить адміністратор.

Крок 2. Підключити касу до торгової точки

Каса в СкладПро завжди підключається до торгової точки — це магазин чи відділ зі своїм складом, готівковою касою й картковим рахунком. Якщо у вас один магазин, точку «за замовчуванням» ми вже створили — нічого окремо налаштовувати не треба.

1
Відкрити торгову точку
Перейдіть у Роздріб → Торгові точки і відкрийте свою точку (для одного магазину вона вже там). У картці точки є блок «ПРРО-каси».
2
Підключити касу
Натисніть «+ Підключити касу» й заповніть форму прямо в картці:
- License key каси — ключ ліцензії з кабінету Checkbox;
- Вхід касира — перемикач «PIN-код» / «Логін + пароль»; введіть те, що зручніше.
3
Підтвердити
Натисніть «Підключити». СкладПро одразу перевірить дані живим входом у Checkbox — якщо ключ чи касир невірні, побачите зрозумілу помилку, і нічого не збережеться. Коли все добре — у блоці «ПРРО-каси» зʼявиться каса із зеленою статус-крапкою.

Реквізити каси (ключ ліцензії, PIN) — секретні. СкладПро зберігає їх зашифрованими і ніде не показує у відкритому вигляді (видно лише кінцівку ключа на кшталт ••••1234).

Каса й організація мають збігатися

Фіскальний чек завжди виписується від тієї організації (ФОП/ТОВ), на яку касу зареєстровано в ДПС — це «зашито» в license key. Тому при підключенні СкладПро звіряє організацію каси з організацією точки. Якщо вони різні — каса не підключиться (помилка про невідповідність організації). Підключайте касу до точки тієї самої організації. А ще: один license key = одна каса, той самий ключ двічі не підключити.

Кілька магазинів або кілька кас? Як заводити торгові точки, підключати по кілька кас і дивитися звіти по кожній точці — у гайді «Торгові точки і кілька кас».

Крок 3. Зміна: відкрити і закрити

Зміна — це робочий «сеанс» каси на день. Закон: продавати за готівку/картку можна лише у відкриту зміну, а наприкінці дня її треба закрити Z-звітом (підсумок дня для ДПС). ДПС вимагає закривати зміну щонайменше раз на 24 години.

Зміною керують прямо на екрані каси: велика кнопка «Відкрити зміну», а в шапці — індикатор «Зміна відкрита · Закрити (Z-звіт)». Кожна каса має свою зміну — якщо на точці кілька кас, кожну відкривають і закривають окремо. Відкриття триває кілька секунд (зміна «дозріває» на боці Checkbox), закриття формує Z-звіт.

Що відбувається при продажу

Коли каса підключена й зміна відкрита, кожен роздрібний продаж за готівку/картку автоматично реєструє фіскальний чек — СкладПро друкує його з QR-кодом і фіскальним номером ДПС. А продаж за банківським рахунком (безготівка) чек не друкує — це не розрахункова операція РРО.

Як саме продавати, повертати товар, робити службові внесення/вилучення готівки, X/Z-звіти і закривати зміну — у гайді «Роздрібна каса».

Часті питання

«Невірний ключ ліцензії або дані касира» — що робити?▾

Перевірте ключ ліцензії та PIN (чи логін+пароль) у кабінеті my.checkbox.ua → Каси / Касири. Найчастіша причина — зайвий пробіл на початку чи в кінці ключа під час копіювання. СкладПро не зберігає невірні дані: помилка зʼявляється одразу при підключенні.

«Каса зареєстрована на іншу організацію»▾

License key каси «прив’язаний» до конкретної організації в ДПС, і саме її чек б’є. Ви підключаєте касу до точки іншої організації — СкладПро це блокує, щоб чеки не виписувалися від чужого імені. Підключіть касу до точки правильної організації або перевірте, чи це той ключ.

Не бачу, куди вводити ключ каси▾

Спершу ввімкніть «Роздрібна каса (ПРРО)» у Можливостях компанії (Крок 1). Тоді в меню зліва зʼявиться категорія «Роздріб» з «Торговими точками» — відкрийте точку й натисніть «+ Підключити касу». Якщо й після цього розділу немає — зверніться до підтримки.

Чек довго «реєструється…» або позначений як pending▾

Це тимчасовий збій звʼязку з Checkbox/ДПС. Гроші вже проведені, продаж відбувся. СкладПро сам добиває чек у фоні (повторні спроби кожні кілька хвилин), а ще можна натиснути «Повторити фіскалізацію» в підсумку продажу.

На тестовій касі чек не пішов у ДПС — це помилка?▾

Ні, для тестової (sandbox) каси це норма: такі чеки навмисно не передаються в ДПС, а їхній номер починається з TEST-. На бойовій касі Checkbox досилає чеки в ДПС сам.

Зміна не відкривається▾

Спробуйте ще раз за кілька секунд (зміна дозріває не миттєво). Якщо не виходить — перевірте, що каса активна й оплачена у вашому кабінеті Checkbox.

Далі →

Торгові точки і кілька кас

Коли магазинів або кас більше одного: торгова точка зв’язує склад, готівкову касу, картковий рахунок і організацію, а під нею живуть її ПРРО-каси. Як створити точку, підключити каси й працювати на них.